Assemblée semestrielle

L’assemblée semestrielle est une réunion (et une célébration) importante. Elle rassemble tous les cercles. Tous les résidents y sont invités. Le propos de cette réunion est de faire le point sur l’avancement général du projet, ainsi que d’envisager et de fixer les orientations à moyen et long-terme.

Un ordre du jour est préparé en collaboration avec les différents cercles, en amont de la réunion. Un binôme de facilitateurs est nommé pour l’occasion. Elle sera éventuellement préparée en amont avec des workshops mettant l’accent sur la clarification, la créativité ou l’évaluation.

Cette assemblée est ouverte à tous les actionnaires de l’écocamp. 

Conseil mensuel

Le conseil mensuel est un pow-wow à vocation opérationnelle. Ce conseil  et à double niveau: un premier niveau au sujet de chaque cercle, une second niveau réunissant tous les cercles.

Premier niveau

Au premier niveau, chaque cercle se fait son propre pow-wow mensuel, indépendamment des autres cercles. 

Son objectif est de:

  • constater et accepter le mise à disposition de ce qui a été fait pendant le mois précédent (l’équivalent d’un sprint review en mode agile);
  • rétrospecter sur la façon dont les choses se sont faites pendant le mois précédent, prendre les dispositions nécessaires pour bonifier les processus, la communication, le mode de collaboration etc (l’équivalent d’un sprint retrospective en mode agile);
  • convenir des points qui seront traités lors des 30 prochains jours, en piochant dans la liste des besoins exprimés par les résidents et par d’autres parties prenantes (l’équivalent d’un sprint planning en mode agile).

Cette réunion est précédée par un exercice de priorisation qui se fait en ligne, en utilisant par exemple la technique du planning poker, avec une évaluation distincte de la valeur contributive de chaque desiderata et de sa facilite/difficulté de mise en œuvre.

Au besoin (si demande du cercle et/ou du CA dans ce sens), cette réunion est facilitée par un membre du conseil de gérance.

La participation à cette réunion est réservée aux membres des cercles. Le délégué du cercle en effectue la synthèse et se prépare à participer à la réunion de second niveau.

Second niveau

Au second niveau, les délégués de chaque cercle se réunissent pour rendre compte de l’avancement fait dans leur cercle et pour coordonner leur action avec les autres cercles. 

Son objectif est de:

  • donner la parole à chaque cercle pour faire le point sur son avancement et sur ses perpectives;
  •  ajuster si nécessaire les règles de gouvernance de l’écocamp, ce travail étant rendu possible par le traitement des éventuelles tensions;
  • fixer un objectif global à un mois

Statutairement, ce second niveau équivaut un Conseil d’Administration.

Mêlée hebdomadaire

Cette réunion est à vocation strictement opérationnelle.  

Elle réunit le gérant, le personnel salarié, les membres des cercles engagés sur des travaux sur le site et les éventuels intervenants extérieurs du moment. Elle se focalise sur la distribution des tâches pour les jours à venir: qu’est-ce qui a été fait, qu’est-ce qui reste à faire, quels sont les écueils éventuels?

Cette réunion est organisée et facilitée par le gérant. Lorsque des chantiers importants sont en cours, ces réunions peuvent avoir lieur plus souvent, jusqu’à quelques fois par semaine.